Księgowanie kosztów podróży i delegacji: zasady dla pracowników i wolontariuszy w NGO

Podróże i delegacje w NGO – czym różnią się od firm i administracji

Specyfika wyjazdów w organizacjach pozarządowych

W organizacjach pozarządowych podróże i delegacje mają inny punkt ciężkości niż w biznesie czy administracji. W firmach celem jest przede wszystkim zysk i rozwój działalności gospodarczej, w urzędach – realizacja zadań publicznych. NGO funkcjonują pomiędzy: łączą logikę projektową, społeczną misję i konieczność zachowania dyscypliny finansowej, często wyznaczonej przez grantodawców.

Skutkiem jest większa złożoność: ten sam wyjazd może być jednocześnie kosztem podatkowym, kosztem projektu grantowego i wydatkiem finansowanym z kilku źródeł (np. częściowo z dotacji, częściowo z własnych środków). Do tego dochodzą różne statusy osób: pracownicy, zleceniobiorcy, wolontariusze, uczestnicy projektów. Dla każdego z tych statusów zasady delegacji i zwrotu kosztów wyglądają nieco inaczej, choć na poziomie „życiowym” chodzi o to samo: ktoś jedzie w sprawach organizacji i trzeba mu uczciwie zwrócić wydatki.

Organizacja, która próbuje bezrefleksyjnie kopiować wzorce z firm albo z urzędów, szybko wpada w chaos: albo generuje sobie nadmierne obowiązki (np. niepotrzebnie stosuje bardzo sformalizowane procedury jak w jednostkach budżetowych), albo naraża się na zarzut niegospodarności, jeśli zasady są zbyt „luźne”. Kluczem jest wybranie podejścia pośredniego: wystarczająco uporządkowanego, by obronić się przed kontrolą, ale na tyle prostego, by ludzie chcieli je stosować.

Przenoszenie „firmowych” i „urzędowych” zasad na grunt NGO

Większość przepisów podatkowych i rachunkowych nie rozróżnia NGO i firm – obowiązują takie same reguły, jeśli chodzi o to, co jest kosztem uzyskania przychodu, jak dokumentować wydatki czy jak prowadzić księgi. Natomiast w zakresie delegacji pracowników wzorcem bywa rozporządzenie dotyczące podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Część NGO przyjmuje zupełnie te same stawki diet i zasady rozliczania, część tworzy własne rozwiązania.

Można wyróżnić trzy podejścia:

• Pełne kopiowanie zasad budżetowych – NGO stosuje te same stawki diet, ryczałtów, limity hotelowe, które obowiązują urzędników. To bardzo „bezpieczne” podejście podatkowo, łatwe do obrony przed grantodawcą krajowym, ale nie zawsze odzwierciedla realne koszty, zwłaszcza przy wyjazdach zagranicznych kupowanych na rynku komercyjnym.
• Własne regulacje oparte na logice projektowej – organizacja ustala własne stawki, np. wyższe niż budżetowe przy wyjazdach finansowanych ze środków międzynarodowych, albo w ogóle rezygnuje z diet na rzecz zwrotu faktycznie poniesionych wydatków (na podstawie paragonów/faktur).
• Model mieszany – w części projektów (np. krajowe zadania publiczne) obowiązują zasady zbliżone do budżetowych, w innych (np. programy międzynarodowe) – rozwiązania dopasowane do wymagań danego grantodawcy.

Wybór modelu ma znaczenie nie tylko księgowe, ale i komunikacyjne. Im bardziej zasady zbliżone są do standardu powszechnie znanego (np. diet budżetowych), tym łatwiej wyjaśnić je pracownikom i wolontariuszom. Z drugiej strony, sztywne trzymanie się stawek „urzędowych” przy projektach międzynarodowych może skutkować problemem: grantodawca dopuszcza wyższe realne koszty, ale statutowe regulacje NGO tego nie pozwalają pokryć.

Trzy typowe sytuacje: pracownik, współpracownik, wolontariusz

W praktyce delegacje pracownicze w organizacji pozarządowej mieszają się z wyjazdami osób współpracujących na umowach cywilnoprawnych oraz z wyjazdami wolontariuszy. Te trzy sytuacje warto od siebie wyraźnie oddzielić:

• Pracownik etatowy – w jego przypadku klasyczna podróż służbowa występuje, gdy wyjeżdża poza miejscowość będącą stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę. Przepisy Kodeksu pracy regulują prawo pracownika do zwrotu kosztów delegacji. Organizacja może opierać się na rozporządzeniach budżetowych, ale nie musi – powinna natomiast mieć jasny regulamin.
• Współpracownik na umowie cywilnoprawnej (zleceniobiorca, wykonawca dzieła) – tu nie ma „podróży służbowej” w rozumieniu prawa pracy. Zasady pokrywania kosztów trzeba opisać w umowie lub załącznikach: czy koszty są wliczone w wynagrodzenie brutto, czy zwracane dodatkowo; czy zwroty są fakturowane; jakie dokumenty są wymagane.
• Wolontariusz – ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje możliwość zwrotu kosztów poniesionych przez wolontariusza (np. przejazdów, zakwaterowania), ale równocześnie zakazuje wypłacania wynagrodzenia. Granica między zwrotem kosztów a ukrytym wynagrodzeniem bywa cienka, dlatego procedury trzeba poukładać ostrożnie.

Przykładowo: dwie osoby jadą na to samo szkolenie w ramach projektu – koordynator zatrudniony na etacie oraz ekspert na umowie zlecenia. Dla pracownika będzie to delegacja z prawem do diety, noclegu i zwrotu biletów według regulaminu podróży służbowych. Dla zleceniobiorcy – albo koszty zostaną zwrócone na podstawie rachunków jako dodatkowy zwrot wydatków (nieraz bez diety, tylko rzeczywiste posiłki), albo uznaje się, że realizuje usługę „pod klucz” i koszty ma wkalkulowane w wynagrodzenie.

Granica między podróżą służbową a wyjazdem prywatnym

Jednym z kluczowych rozróżnień w księgowaniu kosztów podróży jest ustalenie, kiedy wyjazd ma charakter służbowy i można go rozliczyć w kosztach organizacji, a kiedy jest prywatnym wydatkiem pracownika czy wolontariusza. Aby uznać wyjazd za podróż służbową:

• cel musi być ściśle związany z działalnością statutową lub gospodarczą NGO (np. udział w konferencji branżowej, szkolenie merytoryczne, spotkanie z partnerem projektu),
• wyjazd musi być zainicjowany lub zaakceptowany przez NGO (polecenie wyjazdu, mailowe potwierdzenie, zapis w planie projektu),
• organizacja musi mieć możliwość udokumentowania, że wyjazd rzeczywiście się odbył i miał związek z jej działalnością (dokumenty księgowe, raport z wyjazdu, potwierdzenie udziału).

Sytuacje pośrednie, jak np. wyjazd, podczas którego ktoś łączy sprawy służbowe z prywatnym urlopem, wymagają jasnych zasad. Kosztem organizacji może być wtedy np. tylko część biletów i noclegów odpowiadająca dniom służbowym. Im bardziej szczegółowy regulamin, tym mniejsze ryzyko, że do kosztów projektu czy do księgi trafią wydatki o wątpliwym charakterze.

Podstawy prawne i wewnętrzne regulacje – na czym oprzeć zasady

Najważniejsze akty prawne dotyczące podróży w NGO

Księgowanie kosztów podróży i delegacji w NGO opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych, które się wzajemnie zazębiają:

• Kodeks pracy – reguluje status podróży służbowej pracowników, prawo do diet i innych należności związanych z delegacją. Choć wysokość diet organizacja może kształtować samodzielnie, musi zapewnić pracownikowi zwrot uzasadnionych kosztów.
• Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – określa zasady współpracy z wolontariuszami, w tym możliwość (a w niektórych sytuacjach obowiązek) zwrotu kosztów podróży i zakwaterowania.
• Ustawa o rachunkowości – definiuje ogólne zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym wydatków na podróże. Nakazuje rzetelne i kompletne ujmowanie zdarzeń w księgach.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i przepisy ZUS – określają, kiedy zwrot kosztów podróży jest zwolniony z podatku i składek, a kiedy staje się przychodem pracownika/współpracownika.
• Przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub odpowiednio PIT dla osób prowadzących działalność – w zakresie uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu organizacji, jeżeli NGO prowadzi działalność gospodarczą.

Do tego dochodzą regulacje „branżowe” – wytyczne programów dotacyjnych, umowy grantowe, zasady kwalifikowalności kosztów w funduszach UE, programach FIO czy programach międzynarodowych. Często są one bardziej szczegółowe niż samo prawo podatkowe, np. zakazują finansowania alkoholu, narzucają konkretne maksymalne stawki noclegów albo diet, czy wymagają pełnej dokumentacji biletów i faktur.

Kopiowanie stawek budżetowych czy własne zasady – porównanie podejść

Wiele NGO stoi przed dylematem: czy w regulaminie podróży służbowych przyjąć wprost stawki i zasady z rozporządzeń dla sfery budżetowej, czy stworzyć własny system? Oba rozwiązania mają swoje konsekwencje.

Dla bezpieczeństwa podatkowego i ZUS kluczowe jest, aby regulacje były spójne i stosowane konsekwentnie. Nie ma przeszkód, aby organizacja przyjęła np. stawki wyższe niż budżetowe, ale powyżej limitów zwolnień podatkowych nadwyżka będzie przychodem pracownika. Najważniejsze, by ten mechanizm był opisany i zrozumiały.

Rola statutu, uchwał zarządu i regulaminów

Źródłem zasad rozliczania podróży w NGO nie są jedynie ustawy. Bardzo istotne są wewnętrzne dokumenty organizacji:

• Statut – może zawierać ogólne postanowienia o zasadach gospodarowania środkami, uprawnieniach zarządu do ustalania regulaminów, zasadach współpracy z wolontariuszami. Rzadko zawiera szczegółowe stawki diet, ale daje podstawę do ich wprowadzania uchwałami.
• Uchwały zarządu – to właściwe miejsce na przyjęcie regulaminu podróży służbowych, określenie stawek, limitów i procedur obiegu dokumentów. Taka uchwała powinna być jasna, dostępna dla pracowników, a jej aktualizacje – dobrze udokumentowane.
• Regulaminy i instrukcje wewnętrzne – np. regulamin podróży służbowych pracowników, odrębny regulamin zwrotu kosztów wolontariuszom, instrukcja obiegu dokumentów księgowych, instrukcja rozliczania projektów.

Osobny regulamin zwrotu kosztów dla wolontariuszy bywa szczególnie przydatny – przepisy dotyczące wolontariatu różnią się od regulacji pracowniczych, a pomieszanie tych dwóch porządków prowadzi do problemów. Jasne rozdzielenie zasad pomaga też uniknąć wrażenia, że wolontariusze są „gorszymi” uczestnikami systemu tylko dlatego, że nie dostają diet, a jedynie zwrot realnych kosztów.

Dlaczego regulamin podróży służbowych ułatwia życie księgowości

Wielu koordynatorów projektów przyznaje, że najbardziej frustrujące w wyjazdach jest „dopychanie” dokumentów po fakcie: brak poleceń wyjazdu, zagubione bilety, noclegi kupowane na prywatną osobę, brak informacji, do którego projektu przypisać koszt. Dobry regulamin podróży służbowych w NGO rozwiązuje większość z tych problemów jeszcze przed wyjazdem.

Praktyczny regulamin powinien:

• opisywać kroki przed wyjazdem (kto zatwierdza wyjazd, w jakiej formie, jakie są limity kosztów),
• określać standard dokumentów – jakie bony/bilety/faktury są wymagane, czy konieczna jest faktura na NGO, czy wystarczy bilet imienny,

Elementy regulaminu, które zmniejszają ryzyko sporów i korekt

Regulamin podróży, który ma realnie chronić NGO, powinien obejmować nie tylko stawki, ale też sytuacje graniczne. Im precyzyjniej są opisane, tym mniej miejsca na „uznaniowość” przy rozliczaniu.

• Maksymalne limity kosztów – np. górna kwota noclegu w danym mieście lub kraju, z możliwością odstępstwa na pisemną zgodę koordynatora lub zarządu.
• Zasady korzystania z prywatnego samochodu – kiedy to dopuszczalne, jakie stawki za km, czy wymagane jest oświadczenie, że trasa była rzeczywiście przejechana.
• Łączenie podróży służbowej z prywatną – opis sposobu dzielenia kosztów, np. proporcjonalnie do liczby dni lub według wskazanych odcinków podróży.
• Zakaz finansowania określonych wydatków – np. alkoholu, atrakcji turystycznych, prezentów prywatnych, usług dodatkowych w hotelu, jeśli nie są bezpośrednio potrzebne w projekcie.
• Terminy rozliczeń – ile dni po powrocie trzeba przedstawić dokumenty, co się dzieje z zaliczką, jeśli rozliczenie nie wpłynie w terminie.

Dobrym testem jakości regulaminu jest odpowiedź na pytanie: czy nowy pracownik lub wolontariusz, czytając dokument pierwszy raz, jest w stanie samodzielnie zaplanować i rozliczyć prosty wyjazd bez dodatkowych instrukcji ustnych.

Rodzaje wyjazdów i osób – pracownik, zleceniobiorca, wolontariusz

Podróż służbowa pracownika etatowego

W przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę punkt wyjścia wyznacza Kodeks pracy. Podróż służbowa to wykonywanie zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub siedziba pracodawcy (w zależności od zapisów w umowie).

W praktyce NGO najczęściej stosują trzy modele:

• Klasyczna delegacja z dietą – pracownik otrzymuje diety, zwrot kosztów dojazdu (bilety, kilometrówka) i noclegu. Ten model jest najbardziej zbliżony do administracji publicznej.
• Delegacja bez diety, z realnym wyżywieniem – zamiast ryczałtowej diety pracownik otrzymuje refundację posiłków na podstawie paragonów/faktur do określonego limitu. Częste rozwiązanie przy projektach zagranicznych.
• Mieszanka – np. dieta w kraju, a za granicą rzeczywiste wyżywienie lub odwrotnie, w zależności od wytycznych donora.

Największa przewaga sytuacji pracownika etatowego nad innymi formami współpracy to jasna ochrona kodeksowa oraz ugruntowana praktyka organów podatkowych. Po stronie NGO pojawia się jednak obowiązek pilnowania, by zasady były spójne dla wszystkich pracowników (chyba że istnieją uzasadnione różnice, np. praca mobilna).

Wyjazdy osób na umowach cywilnoprawnych

Współpracownicy na zleceniu lub dziele nie są w rozumieniu Kodeksu pracy pracownikami, więc nie deleguje się ich formalnie w ten sposób jak etatowców. Z perspektywy NGO pojawiają się dwa podstawowe sposoby ułożenia relacji:

• Wynagrodzenie „wszystko w cenie” – strony umawiają się, że w ramach stawki zleceniobiorca pokrywa swoje koszty podróży i noclegów. Wtedy NGO nie rozlicza tych wydatków w imieniu osoby, tylko ujmuje jedną pozycję: wynagrodzenie brutto.
• Zwrot kosztów na podstawie dokumentów – NGO zwraca rzeczywiście poniesione i udokumentowane wydatki. W tym wariancie regulamin podróży musi wyraźnie obejmować także zleceniobiorców, a umowa powinna przewidywać prawo do refundacji.

Kluczowa różnica wobec pracownika sprowadza się do opodatkowania: zwrot kosztów zleceniobiorcy w części może być traktowany jako element przychodu z umowy cywilnoprawnej, jeśli przekracza limity zwolnień lub nie jest właściwie udokumentowany. Z tego powodu część NGO rezygnuje z ryczałtowych diet przy umowach zlecenia i rozlicza wyłącznie koszty faktyczne.

Delegowanie wolontariuszy na wyjazdy

Przy wolontariuszach punkt odniesienia to ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zasadniczo organizacja może (a niekiedy powinna) zapewnić im:

• zwrot kosztów podróży do miejsca świadczenia wolontariatu,
• zwrot kosztów zakwaterowania i wyżywienia, jeśli są niezbędne do realizacji zadań,
• ubezpieczenie NNW i – przy dłuższej współpracy – też zdrowotne na określonych zasadach.

W przeciwieństwie do pracowników wolontariusze zasadniczo nie otrzymują diet. Dominują dwa rozwiązania:

• Zwrot kosztów na podstawie biletów i rachunków – bez ryczałtów, z jasno określonymi limitami: klasa środka transportu, standard noclegu.
• Ryczałt kosztów wolontariatu – stosowany ostrożnie, przede wszystkim w projektach międzynarodowych (np. krótkoterminowe programy wolontariackie), gdzie donor dopuszcza określone stawki dzienne jako refundację poniesionych kosztów utrzymania.

Z punktu widzenia NGO istotne jest, aby zwrot kosztów dla wolontariusza nie zaczął przypominać wynagrodzenia. Jeśli kwoty są wyraźnie wyższe niż realne wydatki i nie ma żadnych dokumentów potwierdzających koszty, rośnie ryzyko zakwestionowania statusu wolontariatu.

Osoby współpracujące B2B i eksperci prowadzący działalność gospodarczą

Coraz częściej NGO angażują trenerów, ekspertów lub koordynatorów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). W takim układzie podróże służbowe są w pierwszym rzędzie kosztem tej osoby, a nie organizacji. Pojawiają się dwa rozwiązania:

• Wszystkie koszty po stronie wykonawcy – NGO płaci fakturę za usługę, a ekspert sam rozlicza swoje podróże w księgowości firmy. Proste księgowo, ale zwykle droższe w stawce jednostkowej.
• Rozdzielenie wynagrodzenia i rezerwacja kosztów podróży – NGO dokonuje rezerwacji i płatności za bilety czy noclegi we własnym imieniu lub refunduje je na podstawie faktur wystawionych na siebie. Wtedy wydatki stają się bezpośrednim kosztem organizacji, a ekspert fakturuje wyłącznie honorarium.

Wybór modelu warto uzależnić od tego, kto ma większą siłę negocjacyjną wobec dostawców i które podejście jest zgodne z zasadami kwalifikowalności kosztów w projekcie. W programach unijnych zwykle lepiej sprawdza się rozdzielenie honorarium i podróży, bo ułatwia kontrolę stawek i przypisanie wydatków do konkretnych zadań.

Co jest kosztem podróży i delegacji w NGO, a co nim nie jest

Typowe składniki kosztu podróży

Przy planowaniu budżetu projektowego i późniejszym księgowaniu dobrze jest uporządkować, z jakich „cegiełek” składa się koszt wyjazdu. Najczęściej są to:

• Transport – bilety (pociąg, autobus, samolot), opłaty za przejazd autostradami, paliwo przy rozliczaniu wg faktycznych faktur, kilometrówka przy korzystaniu z prywatnego auta, bilety komunikacji miejskiej w miejscu docelowym.
• Noclegi – hotel, hostel, agroturystyka lub inne formy zakwaterowania, pod warunkiem, że są rozsądne cenowo i adekwatne do charakteru wyjazdu.
• Wyżywienie – diety lub rzeczywiste posiłki (np. obiady, kolacje, catering podczas szkolenia), w zależności od przyjętego modelu.
• Opłaty okołopodróżne – wizy, ubezpieczenia podróżne, opłaty rejestracyjne na konferencje, opłaty za bagaż, obowiązkowe testy medyczne wymagane przez organizatora wydarzenia.

Wszystkie te elementy są co do zasady kosztami uzasadnionymi, jeżeli służą realizacji zadań NGO. Spór zazwyczaj nie dotyczy ich rodzaju, ale wysokości (czy były „gospodarne”) i sposobu dokumentacji.

Wydatki na granicy – co najczęściej budzi wątpliwości

W praktyce kontroli projektów i rozliczeń podatkowych pojawiają się grupy kosztów, które nie są jednoznaczne. Różne NGO i grantodawcy podchodzą do nich odmiennie.

• Taxi i usługi typu „ride sharing” – mogą być uznane za uzasadnione, jeśli brak sensownej alternatywy (nocne godziny, brak transportu publicznego, przewóz sprzętu). W regulaminie dobrze wskazać, kiedy taxi jest dopuszczalne i czy wymagane jest uzasadnienie na rozliczeniu.
• Opłaty parkingowe – przy korzystaniu z samochodu często akceptowane jako element kosztu podróży, ale z limitami (np. brak zgody na parkowanie w strefach premium, jeśli dostępny jest zwykły parking).
• Posiłki „reprezentacyjne” – np. kolacja z partnerem projektu. Część donatorów dopuszcza takie wydatki w ramach kategorii „reprezentacja”, ale podatkowo bywa to ograniczone. Precyzyjne odróżnienie zwykłego wyżywienia uczestnika delegacji od kosztu spotkania reprezentacyjnego pomaga uniknąć korekt.
• Dodatkowe usługi hotelowe – spa, minibarek, pay TV, prywatne pranie. Te elementy co do zasady nie są kosztem podróży służbowej; często wymagają od osoby podróżującej oddzielenia ich już przy płatności lub zwrotu organizacji.

Najbezpieczniejszym podejściem jest odwołanie się do kryterium: czy bez danego wydatku wyjazd mógłby się odbyć i zadanie zostałoby wykonane w porównywalnej jakości. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, uzasadnienie księgowe staje się dużo trudniejsze.

Wydatki, które z reguły nie powinny trafiać do kosztów podróży

Niezależnie od elastyczności regulaminu są kategorie, które w NGO rzadko można sensownie obronić jako koszty delegacji:

• zakupy osobiste (odzież, kosmetyki, prezenty przywożone z wyjazdu),
• wydatki stricte turystyczne: bilety na wycieczki fakultatywne, wstępy do atrakcji niezwiązanych z programem,
• rozrywki wieczorne (kluby, koncerty, wydarzenia kulturalne, jeśli nie są elementem oficjalnego programu),
• alkohol, poza nielicznymi przypadkami, gdy donor wyraźnie dopuszcza takie koszty w ramach reprezentacji – co w projektach publicznych praktycznie się nie zdarza.

Jeśli uczestnik wyjazdu chce włączyć elementy prywatne do podróży, najprostszą metodą jest rozdzielenie rachunków (np. osobny pokój, oddzielna rezerwacja prywatnego noclegu, zakup prywatnych biletów poza harmonogramem służbowym).

Diety, noclegi i przejazdy – porównanie podstawowych modeli rozliczania

Diety: ryczałt vs rzeczywiste wyżywienie

Najczęstszy dylemat dotyczy tego, czy korzystać z diet, czy rozliczać posiłki według paragonów. Każde z tych rozwiązań ma plusy i minusy.

W wielu NGO sprawdza się podejście mieszane: diety jako domyślna zasada, natomiast w projektach wymagających rozliczania realnych wydatków – przełączanie się na model „na paragony”, opisany osobnym aneksem do regulaminu.

Noclegi: refundacja, ryczałt czy rezerwacja centralna

Przy noclegach organizacje wybierają między trzema głównymi sposobami działania.

• Rezerwacja centralna przez NGO – księgowość lub dział administracyjny rezerwuje i opłaca noclegi z góry. Rozliczenia są proste, faktury trafiają od razu na organizację. Minusem jest mniejsza elastyczność dla osoby podróżującej.
• Refundacja kosztów noclegu – uczestnik sam wybiera nocleg (w granicach limitu) i otrzymuje zwrot na podstawie faktury. Tu kluczowy jest limit cenowy oraz jasne wskazanie, że faktura musi być wystawiona na NGO.

Przejazdy: bilety, samochód służbowy i prywatny samochód w podróży

Przy przejazdach NGO zwykle łączy trzy kanały finansowania: bilety transportu publicznego, samochody służbowe oraz prywatne auta osób zaangażowanych. Każde z rozwiązań ma inne konsekwencje księgowe i projektowe.

• Bilety transportu publicznego – najprostsze do rozliczenia, często też najłatwiej akceptowane przez grantodawców. Kluczowe jest zachowanie biletów/faktur oraz opisanie ich na odwrocie lub w zestawieniu delegacji (dokąd, w jakim celu, w ramach jakiego projektu).
• Samochód służbowy NGO – koszty paliwa, opłat drogowych i serwisu księgowane są po stronie organizacji, zwykle z podziałem na projekty według ewidencji przebiegu. Przy dużej liczbie wyjazdów takie rozwiązanie bywa tańsze niż masowe używanie aut prywatnych.
• Prywatny samochód pracownika/wolontariusza – tu pojawia się „kilometrówka” lub zwrot rzeczywistych kosztów paliwa. Wybór modelu zależy od wewnętrznych zasad i dopuszczalności w projektach.

Transport publiczny jest rozwiązaniem domyślnym w organizacjach nastawionych na ekologię i oszczędność. Auta prywatne sprawdzają się przy dojazdach do miejsc słabiej skomunikowanych, przy przewozie materiałów czy sprzętu. Samochód służbowy z kolei dobrze działa w organizacjach prowadzących stałą pracę „w terenie” (punkty konsultacyjne, działania lokalne).

Rozliczanie podróży prywatnym samochodem

Jeśli NGO dopuszcza korzystanie z prywatnych aut, powinna jasno opisać dwa warianty rozliczenia.

• Stawka za kilometr („kilometrówka”) – organizacja przyjmuje określoną stawkę za 1 km (często nie wyższą niż limity budżetówki lub finansowania unijnego). Osoba podróżująca prowadzi ewidencję przejazdów: trasa, cel, liczba kilometrów. Zwrot liczony jest według wzoru: liczba km × stawka. Plusem jest prostota i brak konieczności gromadzenia paragonów za paliwo.
• Zwrot faktycznych kosztów paliwa – osoba zbiera paragony za paliwo i przypisuje je do konkretnej podróży, zwykle z wykorzystaniem danych o średnim spalaniu i przejechanym dystansie. Księgowość ma więcej pracy, ale przy intensywnej jeździe prywatnym autem zwrot może być bliższy rzeczywistym wydatkom.

W programach grantowych często wskazana jest kilometrówka, bo łatwiej ją kontrolować. W regulaminie opłaca się też dodać ograniczenia: np. maksymalną odległość, od której preferowane są bilety kolejowe, albo wymóg zgody przełożonego na przejazd autem prywatnym powyżej określonej trasy.

Ryczałty i mieszane modele rozliczeń podróży

Poza klasycznym podejściem „zwrot za udokumentowane koszty” pojawiają się modele ryczałtowe. Są wygodne, ale wymagają dobrego powiązania z regulacjami podatkowymi i zasadami kwalifikowalności kosztów w projektach.

• Ryczałt za dojazd lokalny – stała kwota np. za dojazd na szkolenie w granicach miasta (bez zbierania biletów komunikacji miejskiej). Rozwiązanie ułatwia życie uczestnikom, ale wymaga ostrożności przy finansowaniu publicznym – część grantodawców wymaga dowodów faktycznego przejazdu.
• Ryczałt za nocleg bez faktury – dopuszczalny np. w sytuacji, gdy osoba śpi u rodziny lub znajomych. Stosowany rzadziej, zwykle w oparciu o zewnętrzne limity czy stawki krajowe. Daje elastyczność, ale bywa trudniejszy do obrony przy kontroli, zwłaszcza gdy równolegle możliwe były faktury hotelowe.
• Ryczałt dzienny „all inclusive” – jedna stawka obejmująca drobne wydatki dzienne (np. transport miejski, drobne posiłki). Stosowany raczej przy wolontariacie i krótkich wyjazdach niż przy klasycznych delegacjach pracowniczych.

Model ryczałtowy daje przewidywalność budżetu i upraszcza rozliczenia, ale ogranicza możliwość dopasowania do realnych cen. W projektach z sztywnymi limitami dziennymi (np. „per diem”) często staje się naturalnym wyborem; w grantach rozliczanych „kosztami rzeczywistymi” bezpieczniejsza jest jednak refundacja udokumentowanych wydatków.

Specyfika rozliczania wyjazdów zagranicznych

Podróże zagraniczne łączą w sobie wszystkie powyższe dylematy, a do tego dochodzą kursy walut, inne limity diet oraz wymogi bezpieczeństwa. Warto rozróżnić trzy obszary: planowanie, dokumentowanie i rozliczanie kursowe.

• Planowanie – zwykle oparte na stawkach dziennych określonych przez grantodawcę lub w rozporządzeniach krajowych (np. stawki dla pracowników budżetówki). Przy wolontariuszach często stosuje się niższe limity, żeby wyraźnie oddzielić zwrot kosztów od wynagrodzenia.
• Dokumentacja – oprócz biletów i faktur przydają się potwierdzenia udziału w wydarzeniach (program konferencji, zaświadczenia, listy obecności). W razie kontroli dużo łatwiej powiązać wydatek z celem statutowym organizacji.
• Kursy walut – NGO musi wskazać, jak przelicza koszty poniesione w walutach obcych. Możliwe są różne podejścia: kurs zakupu banku, kurs NBP z dnia poprzedzającego transakcję, kurs z dnia rozliczenia delegacji. Wybrany model powinien być stały i opisany w polityce rachunkowości.

Przy projektach wieloletnich różnica między kursem na etapie budżetowania a realnym kursem w momencie wyjazdu potrafi mocno odchylić koszty. Jedne NGO ustawiają w budżecie „poduszkę” na wahania kursowe, inne tworzą rezerwę ogólną. Dla pracownika lub wolontariusza kluczowe jest, czy rozliczany jest wg kursu z dnia zakupu biletu, czy z dnia zwrotu kosztów – inaczej może pojawić się nieoczekiwany niedobór lub nadwyżka.

Dokumenty księgowe przy rozliczaniu podróży – minimum vs standard „bezpieczny”

Podstawowy zestaw dokumentów przy delegacji

Niezależnie od formy zatrudnienia czy typu podróży, da się wskazać minimalny pakiet dokumentów, który umożliwia zaksięgowanie wydatków.

• Polecenie wyjazdu służbowego – dla pracowników najczęściej w formie druku delegacji, dla innych osób (zleceniobiorcy, wolontariusze, eksperci) jako pisemne zlecenie wyjazdu lub mail z akceptacją. Powinno zawierać cel wyjazdu, miejsce, daty oraz źródło finansowania (projekt, zadanie).
• Rozliczenie delegacji lub zestawienie kosztów podróży – podpisane przez osobę rozliczającą się oraz akceptowane przez przełożonego/koordynatora projektu. Zawiera wykaz wydatków, daty, trasy przejazdu i wyliczenia diet.
• Dowody księgowe – faktury, bilety, paragony, rachunki za autostrady, potwierdzenia rezerwacji. Kluczowa jest zgodność danych (daty, trasy, nazwa NGO na fakturze tam, gdzie jest to wymagane).

Taki „minimum pakiet” zwykle wystarcza do rozliczeń podatkowych. Przy projektach unijnych czy środkach publicznych oczekiwania bywają jednak wyższe – tam przydaje się poziom „bezpieczny plus”.

Standard „bezpieczny”: co warto gromadzić dodatkowo

Aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania kosztów, wiele NGO decyduje się zbierać dokumenty wykraczające poza minimum.

• Program wydarzenia / agenda – przy szkoleniach, konferencjach, wizytach studyjnych. Ułatwia wykazanie, że delegacja służyła celom statutowym, a nie była turystycznym wyjazdem.
• Listy obecności lub certyfikaty uczestnictwa – szczególnie przy zagranicznych wyjazdach szkoleniowych oraz tam, gdzie grantodawca wymaga dowodów udziału.
• Zgody mailowe na wyjątkowe wydatki – np. na taxi w sytuacji nagłej, hotel powyżej standardowego limitu, wcześniejszy wylot z powodu korzystniejszych połączeń. Wydruk maila dołącza się do rozliczenia podróży.
• Opis merytoryczny wyjazdu – krótka notatka lub raport (czasem wymagany przez projekt), z której wynika, co zostało zrobione i jakie będą efekty dla organizacji.

Ten rozszerzony pakiet jest bardziej uciążliwy administracyjnie, ale ułatwia życie przy każdej kontroli, zwłaszcza jeśli koszt podróży jest znaczący na tle budżetu projektu.

Faktura czy paragon – jaką formę dowodu preferować

W trzecim sektorze funkcjonują trzy poziomy podejścia do formy dokumentu: „bierzemy wszystko, co da się zaksięgować”, „preferujemy faktury” oraz „tylko faktury na NGO przy większych kwotach”.

• Paragony – dopuszczalne jako dowód księgowy, jeżeli spełniają wymogi ustawy o rachunkowości (m.in. wiadomo, czego dotyczą, i da się je powiązać z konkretnym wyjazdem). Sprawdzają się przy drobnych wydatkach: bilety komunikacji miejskiej, napoje, przekąski w podróży.
• Faktury imienne na osobę podróżującą – możliwe, ale mniej wygodne. W rozliczeniu trzeba doprecyzować, że koszt poniosła dana osoba w imieniu organizacji, a następnie otrzymała refundację. Ten model służy raczej sytuacjom awaryjnym.
• Faktury na NGO – najbardziej „kontroloodporne”, szczególnie przy noclegach, biletach lotniczych czy większych kwotach. Ułatwiają też przypisanie kosztu do konkretnego projektu.

Jedne NGO dopuszczają paragony do określonej kwoty jednostkowej, powyżej której wymagają faktury. Inne od razu stawiają na faktury na organizację, zwłaszcza przy finansowaniu publicznym. Im wyższa kwota i im bardziej „kontrowersyjny” wydatek (np. taxi, kolacja z partnerem), tym silniejszy argument za fakturą na NGO i dodatkowym opisem.

Opisywanie dokumentów: jak łączyć księgowość z projektem

Sam dokument księgowy nie wystarczy, jeżeli nie da się z niego łatwo wyczytać, do czego się odnosi. Rozwiązaniem są krótkie, ale systematyczne opisy ręczne lub pieczątki opisowe.

• Zakres minimalny opisu – nazwa projektu/zadania, cel wydatku (np. „wyjazd na spotkanie partnerów projektu X”), data i podpis osoby opisującej.
• Rozszerzony opis projektowy – dodatkowo kod budżetowy (numer linii budżetowej), informacja o rodzaju osoby (pracownik, wolontariusz, zleceniobiorca), numer delegacji.

W mniejszych NGO sprawdza się prosta zasada: opis na odwrocie rachunku musi wystarczyć osobie z zewnątrz, by po roku czy dwóch zrozumiała, skąd wziął się wydatek i z jakim zadaniem jest związany. W większych organizacjach zamiast długich opisów na dokumentach używa się papierowych lub elektronicznych „okładek” do delegacji, gdzie w jednym miejscu zbiera się wszystkie dane projektowe.

Rozliczanie podróży pracowników vs wolontariuszy – różnice w dokumentach

Formalnie oba typy wyjazdów mogą wyglądać podobnie, lecz zestaw wymaganych dokumentów różni się w kilku punktach.

• Pracownicy – standardem jest polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji oraz dowody kosztów. Diety oblicza się często na podstawie rozporządzeń krajowych, a zakres świadczeń podlega przepisom prawa pracy.
• Wolontariusze – zamiast klasycznej „delegacji” pojawia się zwykle pisemne zlecenie wyjazdu (np. aneks do porozumienia wolontariackiego lub osobne zlecenie z podpisem koordynatora). Przy zwrocie kosztów przydatne są: oświadczenie o wykonaniu świadczenia wolontariackiego w danym dniu oraz szczegółowe rozliczenie kosztów (bilety, paragony). Diety, jeżeli występują, są traktowane jako zwrot kosztów, a nie wynagrodzenie – musi to być spójne z ich wysokością i dokumentacją.

Przy wolontariuszach organizacje często skłaniają się do „bezpiecznego standardu”, nawet jeśli formalnie wystarczyłby prostszy pakiet. Chodzi o ochronę obu stron: NGO pokazuje, że nie wypłaca świadczeń o charakterze płacowym, a wolontariusz ma jasny dowód, że brał udział w działaniach organizacji.

Obieg dokumentów: papierowy, elektroniczny i hybrydowy

Ostatnia kwestia dotyczy tego, jak fizycznie krąży dokumentacja podróży. Można wyróżnić trzy modele, często współistniejące w jednej organizacji.

• Model papierowy – klasyczne druki delegacji, papierowe rachunki, ręczne podpisy. Prosty do zrozumienia, ale obciąża administrację, utrudnia szybkie zatwierdzanie wyjazdów „na ostatnią chwilę” i zwiększa ryzyko zagubienia dokumentów.
• Model elektroniczny – wnioski delegacyjne składane w systemie, skany rachunków przesyłane przez portal lub mailem, podpisy elektroniczne. Ułatwia kontrolę limitów budżetowych, ale wymaga przemyślenia, które dokumenty muszą mieć oryginały papierowe (np. niektóre bilety czy faktury) i jak je archiwizować.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie są podstawowe różnice między delegacją w NGO a delegacją w firmie lub urzędzie?

Od strony przepisów podatkowych i rachunkowych NGO traktuje się podobnie jak firmę – koszty trzeba udokumentować i powiązać z działalnością. Różnica pojawia się w logice działania: organizacja pozarządowa rozlicza jednocześnie koszty podatkowe, projektowe i często środki z kilku źródeł (granty, wkład własny, darowizny). Ten sam bilet czy nocleg może więc „występować” w kilku budżetach.

W porównaniu z urzędem NGO nie ma obowiązku stosowania stawek diet z rozporządzenia dla sfery budżetowej, choć może z nich korzystać jako z bezpiecznego punktu odniesienia. Z kolei w porównaniu z firmą częściej musi dostosować zasady podróży do wytycznych grantodawców, a nie tylko do własnej polityki i przepisów podatkowych.

Czy NGO musi stosować stawki diet jak w budżetówce, czy może ustalić własne zasady?

Organizacja pozarządowa nie ma ustawowego obowiązku stosowania stawek z rozporządzenia dla pracowników sfery budżetowej. Może:

• skopiować w całości zasady „urzędowe” – rozwiązanie przewidywalne i łatwe do obrony w krajowych projektach, ale czasem zbyt sztywne przy wyjazdach zagranicznych,
• ustalić własne stawki diet i ryczałtów lub w ogóle zrezygnować z diet na rzecz zwrotu realnych wydatków na podstawie paragonów/faktur,
• stosować model mieszany – inne zasady dla zadań publicznych w kraju, inne dla programów międzynarodowych.

Kluczowe jest, aby zasady były opisane w wewnętrznym regulaminie (np. regulamin podróży służbowych) i spójne z umowami z grantodawcami oraz przepisami o PIT i ZUS.

Jak rozliczać koszty podróży pracownika, zleceniobiorcy i wolontariusza – jakie są praktyczne różnice?

Pracownik etatowy ma podróż służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, gdy wyjeżdża poza miejscowość wskazaną w umowie o pracę. Przysługują mu diety i inne należności na zasadach określonych w regulaminie NGO, a zwrot kosztów może korzystać ze zwolnień podatkowych, jeśli mieści się w określonych limitach.

Zleceniobiorca (lub wykonawca dzieła) nie ma „podróży służbowej” w sensie prawa pracy. NGO musi w umowie jasno wskazać, czy koszty podróży są:

• wliczone w wynagrodzenie,
• czy rozliczane osobno, np. na podstawie biletów i faktur (czasem bez diet, tylko realne wydatki).

Wolontariuszowi można zwrócić rzeczywiście poniesione koszty przejazdu, zakwaterowania czy wyżywienia, ale nie wolno wypłacać wynagrodzenia. Im bardziej zwrot kosztów przypomina „ryczałt za samo bycie”, tym większe ryzyko uznania go za ukryte wynagrodzenie.

Jak odróżnić podróż służbową w NGO od wyjazdu prywatnego i co z wyjazdami mieszanymi?

Podróż można uznać za służbową, gdy: jest związana z działalnością statutową lub gospodarczą NGO, została zainicjowana lub zatwierdzona przez organizację (np. polecenie wyjazdu, mail, zapis w projekcie) oraz da się ją udokumentować – dokumentami księgowymi, raportem z wyjazdu, potwierdzeniem udziału w wydarzeniu.

Wyjazdy mieszane (służbowo-prywatne) warto opisać w regulaminie. Typowe podejście: kosztem NGO jest tylko część wydatków odpowiadająca dniom lub elementom służbowym, np. bilety w jedną stronę, noclegi w dniach konferencji, dodatkowe noclegi prywatne pokrywa już pracownik lub wolontariusz z własnych środków.

Czy zwrot kosztów podróży w NGO jest opodatkowany PIT i oskładkowany ZUS?

Zasady są zbliżone jak w firmach. Zwrot kosztów delegacji pracownika może być zwolniony z PIT i składek ZUS do wysokości określonej w przepisach (najczęściej odniesienie do stawek „budżetowych”). Jeśli NGO wypłaca wyższe kwoty niż limity, nadwyżka staje się przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu oraz – co do zasady – oskładkowaniu.

Przy zleceniobiorcach i wykonawcach dzieła zwroty mogą być traktowane jako element wynagrodzenia lub jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz NGO. Konstrukcję trzeba dobrze opisać w umowie i dopasować do aktualnych interpretacji podatkowych oraz zasad ZUS. W przypadku wolontariuszy ustawodawca dopuszcza zwrot kosztów bez podatku, o ile środki rzeczywiście pokrywają udokumentowane wydatki, a nie pełnią funkcji „pensji”.

Jakie dokumenty są potrzebne do zaksięgowania kosztów podróży i delegacji w NGO?

Podstawą są dokumenty księgowe: faktury, bilety, rachunki za nocleg, potwierdzenia opłat konferencyjnych. W wielu organizacjach stosuje się także wewnętrzne druki – np. polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji, oświadczenie o odbyciu podróży prywatnym samochodem.

Dobrą praktyką jest łączenie „twardych” dowodów księgowych z dokumentami projektowymi: potwierdzeniem udziału w szkoleniu, agendą wydarzenia, raportem z wyjazdu. Z jednej strony pomaga to spełnić wymogi ustawy o rachunkowości (rzetelne i kompletne ujęcie zdarzeń), z drugiej – ułatwia obronę kosztów przed grantodawcą czy w razie kontroli skarbowej.

Na jakich przepisach prawnych NGO powinna oprzeć regulamin podróży służbowych?

Podstawą są przede wszystkim: Kodeks pracy (dla pracowników etatowych), ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dla wolontariuszy), ustawa o rachunkowości oraz ustawy podatkowe – o PIT, ZUS i CIT/PIT dla kosztów uzyskania przychodu. Regulamin wewnętrzny powinien te akty uwzględniać i doprecyzowywać, jak NGO stosuje je w praktyce.

W regulaminie można odwołać się do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych w sferze budżetowej (np. poprzez przyjęcie tych samych stawek lub określenie, że organizacja stosuje je jako minimum). Jednocześnie regulamin musi być spójny z umowami projektów – jeśli grantodawca dopuszcza wyższe realne koszty, a statutowe zasady NGO tego nie przewidują, organizacja sama sobie ogranicza możliwości finansowania wyjazdów.