Zbiórka publiczna na wydarzeniu: koncert, festyn, bieg charytatywny – formalności i rozliczenie

Cel czytelnika: legalna i przejrzysta zbiórka przy wydarzeniu

Osoba planująca zbiórkę publiczną przy koncercie, festynie, biegu charytatywnym lub innym wydarzeniu najczęściej ma dwa cele: zebrać jak najwięcej środków na ważny cel oraz przeprowadzić wszystko legalnie i transparentnie. Potrzebny jest więc nie tylko pomysł na samą akcję, ale też czytelny schemat: kiedy jest to zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy, jakie formalności załatwić, jak zorganizować wolontariuszy i jak w praktyce rozliczyć gotówkę i dary rzeczowe.

Zbiórka publiczna przy wydarzeniu – na czym dokładnie polega

Na czym polega „zbiórka publiczna” w praktyce

W potocznym języku zbiórką publiczną nazywa się niemal każdą akcję, w której ktoś zbiera pieniądze „dla potrzebujących”. W sensie prawnym to pojęcie jest znacznie węższe. Zbiórka publiczna to zbieranie gotówki lub darów rzeczowych wśród nieoznaczonego kręgu osób, na określony cel, w przestrzeni publicznej. Kluczowe elementy to: gotówka/rzeczy, miejsce publiczne oraz otwarty, nieograniczony krąg darczyńców.

Jeśli więc przy wejściu na koncert stoją wolontariusze z puszkami kwestarskimi i każdy może wrzucić datek, mamy właśnie klasyczną zbiórkę publiczną. Podobnie na festynie wiejskim – jeśli puszki stoją na stoliku, obok sceny, przy grillu i każdy uczestnik może podejść i wesprzeć cel dowolną kwotą, jest to zbiórka publiczna prowadzona przy wydarzeniu.

Wydarzenie (koncert, festyn, bieg charytatywny) jest w tym scenariuszu „nośnikiem” – magnesem, który przyciąga ludzi. Zbiórka jest działaniem towarzyszącym, ale z punktu widzenia ustawy rządzi się własnymi zasadami. Organizatorem zbiórki publicznej może być ten sam podmiot, który organizuje wydarzenie, ale wcale nie musi.

Różnica między zbiórką publiczną a innymi formami finansowania

Duża część finansowania celów społecznych odbywa się dzisiaj poza reżimem ustawy o zbiórkach publicznych. Nie wszystko, co ma charakter „charytatywny”, będzie formalnie zbiórką publiczną.

Za zbiórkę publiczną nie uważa się między innymi:

• przelewów na konto (darowizny wpłacane bezpośrednio na rachunek bankowy organizacji, np. po obejrzeniu apelu w internecie),
• zbiórek online / crowdfundingu na platformach internetowych (wpłaty bezgotówkowe na konkretny rachunek),
• SMS-ów charytatywnych – to usługa telekomunikacyjna rozliczana inaczej niż gotówka „do ręki”,
• sprzedaży towarów (np. ciast, gadżetów) – to co do zasady odpłatne świadczenie, a nie prośba o datek,
• darowizn od firm przekazywanych przelewem lub np. sprzętem medycznym, jeśli nie odbywa się to poprzez publiczne zbieranie gotówki od szerokiego grona osób.

Dlatego sama informacja na plakacie „Dochód z koncertu zostanie przeznaczony na leczenie Ani” nie tworzy jeszcze zbiórki publicznej, jeśli środki wpływają wyłącznie przelewami albo w formie rozliczenia biletów w kasie. Zbiórka publiczna pojawia się dopiero wtedy, gdy zaczynasz fizycznie zbierać gotówkę lub dary rzeczowe w przestrzeni dostępnej dla nieokreślonego z góry kręgu osób.

Specyfika zbiórki prowadzonej „przy okazji” wydarzenia

Zbiórka przy wydarzeniu jest specyficzna z kilku powodów. Po pierwsze, zwykle trwa krótko – od kilku godzin do jednego dnia. Po drugie, odbywa się równolegle z innymi aktywnościami (koncert, strefy atrakcji, biegi, konkursy). Po trzecie, masz do czynienia z różnymi grupami uczestników: widzowie, zawodnicy, wystawcy, sponsorzy, ekipa techniczna.

W praktyce pojawiają się różne formy zbierania środków:

• klasyczne puszki kwestarskie noszone przez wolontariuszy lub ustawione w wybranych punktach,
• skarbony stacjonarne w biurze zawodów, przy kasie biletowej, w punkcie informacyjnym,
• licytacje / aukcje prowadzone ze sceny – zbiórka odbywa się wśród publiczności obecnej na miejscu,
• dobrowolne datki „zamiast biletu” – wejście bezpłatne, ale zachęta do wrzucenia do puszki kwoty, którą uczestnik uzna za stosowną,
• dary rzeczowe – np. zabawki, żywność, karmy dla zwierząt zbierane w wyznaczonym miejscu.

W każdym z tych scenariuszy trzeba odpowiedzieć na trzy pytania: kto jest formalnym organizatorem zbiórki, gdzie dokładnie zbiera (teren publiczny czy np. zamknięta hala), w jakiej formie (gotówka, dary, jedno i drugie) oraz na jaki konkretny cel pójdą środki.

Kiedy zbiórka przy wydarzeniu wchodzi w zakres ustawy

Zbiórka przy wydarzeniu podlega ustawie o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, jeśli spełnia dwa kluczowe warunki:

• dochodzi do zbierania gotówki lub darów rzeczowych „z ręki do ręki” (do puszek, skarbon, pojemników itp.),
• odbywa się to na terenie publicznie dostępnym dla nieokreślonego kręgu osób (np. plac, ulica, park, otwarty teren imprezy).

Jeżeli koncert czy festyn ma charakter otwarty (np. bezpłatny, na rynku miasta, na stadionie miejskim, w parku), zbiórka do puszek na takim wydarzeniu jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy. Trzeba ją zgłosić w Portalu Zbiórek Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Jeśli natomiast impreza ma charakter zamknięty (np. wewnętrzny piknik pracowniczy firmy, na który wstęp mają tylko pracownicy i ich rodziny, po uprzednim zgłoszeniu), część prawników argumentuje, że nie mamy do czynienia z nieograniczonym kręgiem osób. W takich sytuacjach zachęca się do zachowania standardów przejrzystości, ale czasem nie jest wymagane zgłoszenie jako zbiórka publiczna. Przy granicznych przypadkach rozsądnie jest skonsultować się z prawnikiem lub z MSWiA i przyjąć bezpieczniejszą opcję – zgłosić zbiórkę.

Podstawa prawna i definicje, które trzeba mieć w głowie

Najważniejsze pojęcia z ustawy o zbiórkach publicznych

Podstawą prawną jest Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Ustawa jest stosunkowo krótka, ale operuje kilkoma pojęciami, które mają bezpośredni wpływ na wydarzenia z elementem charytatywnym.

W największym skrócie:

• zbiórka publiczna – gromadzenie ofiar w gotówce lub w naturze wśród nieokreślonej liczby osób, w miejscach publicznych, na konkretny cel,
• organizator zbiórki – podmiot uprawniony przez ustawę (np. organizacja pozarządowa, komitet społeczny, kościelna osoba prawna), który zgłasza zbiórkę i odpowiada za jej przeprowadzenie,
• cel zbiórki – ściśle określony, społecznie użyteczny (np. pomoc osobom w trudnej sytuacji, cele religijne, kulturalne, zdrowotne, oświatowe),
• teren publiczny – miejsce dostępne dla nieograniczonej liczby osób (np. ulice, place, parki, ogólnodostępne obiekty, teren imprezy masowej).

Ustawa nie narzuca sposobu organizacji wydarzenia, ale precyzuje, co musi być jasno opisane przy zgłaszaniu zbiórki: organizator, cel, obszar prowadzenia, termin, sposób zbierania środków (np. puszki, skarbony, ofiary rzeczowe) oraz forma rozliczenia / ogłoszenia wyników.

Co nie jest zbiórką publiczną – praktyczne przykłady

Żeby się nie „przeregulować”, dobrze rozróżnić sytuacje, w których nie ma obowiązku zgłaszania zbiórki publicznej, bo nie dochodzi do zbierania gotówki w przestrzeni publicznej od nieograniczonego kręgu osób.

Przykłady działań przy wydarzeniu, które zwykle nie będą zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy:

• Podanie numeru konta na plakacie koncertu i prośba o przelewy dla chorej osoby – wszystkie środki płyną bezgotówkowo na rachunek fundacji lub komitetu, nie ma fizycznego zbierania gotówki do puszek na wydarzeniu.
• Sprzedaż ciast na stoisku podczas festynu – jeśli model jest „kupujesz ciasto za 10 zł”, to jest to sprzedaż, a dochód może zostać przeznaczony na cel społeczny. Ustawowo to nie jest zbiórka publiczna, choć inne przepisy (np. sanitarne, podatkowe) mogą mieć zastosowanie.
• Bieg charytatywny z płatnym wpisowym – opłata startowa (wpisowe) ma charakter odpłatności za udział w imprezie. Często w regulaminie organizator zastrzega, że część lub całość wpisowego przekaże na określony cel. To nie jest zbiórka publiczna, tylko specyficzne ukształtowanie relacji organizator–uczestnik (odpłatność za usługę).
• Darowizna od sponsora – jeżeli firma przekazuje z góry ustaloną kwotę lub świadczenie rzeczowe (np. sprzęt, usługi), nie zbiera się tego „na ulicy” od nieokreślonej liczby osób, więc nie wchodzimy w reżim ustawy o zbiórkach publicznych.

Granice potrafią być subtelne. Sprzedaż cegiełek z ustaloną ceną to w istocie sprzedaż (odpłatność), natomiast rozdawanie kartek pamiątkowych „w podziękowaniu” za dowolny datek wrzucany do puszki to już klasyczna zbiórka publiczna.

Wydarzenie odpłatne a zbiórka przy wejściu

Stosunkowo częstym przypadkiem jest koncert biletowany, przy którym dodatkowo prowadzi się zbiórkę do puszek. Z punktu widzenia prawa organizator ma tu dwa strumienie pieniędzy:

• przychód z biletów – to działalność odpłatna (kulturalna, rozrywkowa), rozliczana zgodnie z przepisami podatkowymi,
• dobrowolne datki wrzucane do puszek – to zbiórka publiczna, która powinna być zgłoszona i rozliczona według zasad ustawy.

To, że ktoś płaci za bilet, nie „anuluje” faktu, że później wrzuca dobrowolny datek na ten sam lub inny cel. Te przepływy muszą być oddzielone księgowo. Bilety sprzedaje np. dom kultury jako organizator koncertu, a puszki należą do fundacji czy komitetu społecznego zbierającego na wskazany cel.

Podobnie w przypadku biegu charytatywnego: opłata startowa to jedno, a dobrowolne datki wrzucane do puszek w biurze zawodów lub przy scenie – drugie. Jeśli dochodzi do zbierania gotówki wśród uczestników biegu w miejscu ogólnodostępnym, mamy do czynienia ze zbiórką publiczną.

Kiedy obowiązkowe jest zgłoszenie w Portalu Zbiórek

Zgłoszenie w Portalu Zbiórek jest konieczne wtedy, gdy:

• uczestnicy wydarzenia mogą wrzucać dobrowolne datki do puszek czy skarbon,
• dochodzi do zbierania darów rzeczowych (np. karmy, zabawek, odzieży) w miejscu ogólnodostępnym,
• krąg darczyńców jest nieograniczony (każdy odwiedzający wydarzenie może zostać darczyńcą),
• zbiórkę organizuje podmiot uprawniony przez ustawę (np. fundacja, stowarzyszenie, komitet).

Nie zgłaszasz natomiast w Portalu Zbiórek:

• czystych darowizn przelewanych na konto bez gotówki zbieranej na ulicy,
• akcji prowadzonych wyłącznie online,
• czystej sprzedaży towarów lub usług (bilety, ciasta, koszulki) – choć dochód może być przekazany na cel społeczny.

Jeśli wydarzenie łączy kilka form – np. bieg z wpisowym, sprzedaż koszulek i dodatkowo puszki kwestarskie – do Portalu Zbiórek zgłaszasz tylko tę część działań, która spełnia definicję zbiórki publicznej, czyli zbieranie gotówki/darów w przestrzeni publicznej.

Kto może zorganizować zbiórkę przy wydarzeniu i jak się przygotować

Uprawnieni organizatorzy zbiórek publicznych

Ustawa nie pozwala, aby zbiórkę publiczną zarejestrowała dowolna osoba fizyczna „na własną rękę”. Organizatorami mogą być:

• organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia, OPP, kluby sportowe posiadające osobowość prawną),

Inne podmioty, które mogą formalnie zgłosić zbiórkę

Pełna lista uprawnionych organizatorów wynika z ustawy. Poza klasycznymi NGO-sami, zbiórkę mogą przeprowadzić m.in.:

• komitety społeczne – tworzone ad hoc przez minimum 3 osoby fizyczne, dla realizacji konkretnego celu (np. pomoc chorej osobie, wsparcie rodzin po pożarze),
• kościelne osoby prawne – np. parafie, diecezje, zakony, Caritas diecezjalne,
• jednostki samorządu terytorialnego – w ograniczonym zakresie, głównie gdy ustawa szczególna tak stanowi lub gdy działają poprzez swoje jednostki organizacyjne,
• jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale posiadające zdolność prawną (np. niektóre związki wyznaniowe, jednostki kościelne).

Osoba fizyczna, która chce „zebrać do puszki na leczenie sąsiada”, ma typowo dwa scenariusze: albo tworzy komitet społeczny, albo łączy się z istniejącą fundacją, która formalnie przejmie rolę organizatora.

Rola organizatora wydarzenia vs. organizatora zbiórki

Na koncercie czy festynie często występują dwa różne podmioty:

• organizator wydarzenia (np. dom kultury, firma eventowa, OSiR),
• organizator zbiórki (np. fundacja, stowarzyszenie, komitet społeczny).

To nie muszą być te same podmioty. W praktyce spotyka się trzy modele:

1. Ten sam podmiot organizuje wydarzenie i zbiórkę – prostsze zarządzanie, ale wymaga, by organizator wydarzenia był uprawniony do zbiórek.
2. Partnerstwo: dom kultury organizuje koncert, a fundacja prowadzi zbiórkę – każdy odpowiada za „swoją część” formalności.
3. Wydarzenie komercyjne + zbiórka NGO – np. prywatna firma robi bieg, a fundacja prowadzi puszki. Firma nie „staje się” organizatorem zbiórki, pełni rolę udostępniającego teren i komunikującego akcję.

Kluczowy jest jasny podział odpowiedzialności zapisany choćby w prostej umowie lub porozumieniu: kto zgłasza zbiórkę w Portalu Zbiórek, kto odpowiada za wolontariuszy, kto zabezpiecza gotówkę, kto publikuje sprawozdanie.

Podstawowe przygotowanie organizacyjne

Przed zgłoszeniem zbiórki przy wydarzeniu trzeba uporządkować kilka obszarów. To minimalny „checklist”, który dobrze przejść na spokojnie:

• Cel zbiórki – jednoznaczny, konkretny, zgodny ze statutem organizacji lub celem komitetu (np. „zakup wózka elektrycznego dla…”, „finansowanie zajęć rehabilitacyjnych dla…”).
• Forma zbierania – wyłącznie gotówka, wyłącznie dary rzeczowe, kombinacja obu; czy są to puszki mobilne, skarbona stacjonarna, kosze na dary rzeczowe.
• Miejsca i czas – czy zbiórka odbywa się tylko w czasie wydarzenia, czy także w innych dniach w tym samym miejscu (np. w holu domu kultury przez tydzień przed koncertem).
• Wolontariusze – ile osób, jakie zadania, jak oznaczeni (identyfikatory, koszulki, opaski), kto jest ich koordynatorem.
• Bezpieczeństwo i logistyka – gdzie przechowywane są pełne puszki, kto ma klucze, jak wygląda transport do miejsca liczenia i kto odpowiada za to w dokumentach.

Bez tych ustaleń samo zgłoszenie w Portalu Zbiórek będzie „wydmuszką” – formalnie istniejącą, ale trudną do bezpiecznego i przejrzystego zrealizowania.

Przygotowanie regulaminu i dokumentów wewnętrznych

Nawet jeśli ustawa tego literalnie nie wymaga, dobrze sprawdza się prosty regulamin zbiórki opisujący:

• cel i czas trwania zbiórki,
• obszar prowadzenia (np. „teren imprezy XYZ, park miejski przy ul. …”),
• formy zbierania (liczba puszek, miejsce skarbony, pojemniki na dary rzeczowe),
• zasady pracy wolontariuszy (oznaczenia, zasady kontaktu z darczyńcami, zakaz samodzielnego otwierania puszek),</