Jak przeliczać koszty pracy wolontariuszy we wniosku i nie wpaść w pułapki

Po co w ogóle wyceniać pracę wolontariuszy we wniosku

Osoba pisząca wniosek o dofinansowanie zwykle ma jedną intencję: pokazać, że projekt jest realny, dobrze policzony i że organizacja ma zasoby, by go zrealizować. Praca wolontariuszy jest jednym z najważniejszych, a jednocześnie najtrudniejszych do wyceny zasobów – szczególnie wtedy, gdy ma stanowić wkład własny.

Grantodawcy coraz częściej oczekują, że wnioskodawca pokaże nie tylko koszty finansowe, ale także realny wkład osobowy w projekcie. Chcą wiedzieć, ile godzin pracują ludzie, jakimi kompetencjami dysponują i jak przekłada się to na skalę działań. Zderza się tu jednak kilka światów: formalne przepisy o wolontariacie, regulaminy konkursów, praktyka księgowa oraz codzienność organizacji.

Kluczowe pytania brzmią: co wiemy, a czego nie wiemy? Wiemy, że wolontariat ma wartość i że można, a czasem trzeba ją pokazać we wniosku. Nie zawsze wiemy natomiast, jak szczegółowo kalkulować koszty pracy wolontariuszy, by nie naruszyć regulaminu konkursu, nie stworzyć problemów przy rozliczeniu i nie wprowadzić w błąd samych wolontariuszy.

W tle jest jeszcze jedno napięcie: wolontariat jest z definicji nieodpłatny, a jednak w budżecie projektu pojawiają się „stawki godzinowe wolontariuszy” i „łączny koszt pracy wolontariuszy”. Klucz tkwi w rozróżnieniu między rzeczywistym kosztem finansowym a ekwiwalentem wartości pracy używanym do pokazania wkładu niefinansowego.

Dlaczego wnioskodawcy „potykają się” na pracy wolontariuszy

Plus czy ryzyko: jak oceniający patrzą na wolontariat

W teorii silny komponent wolontariatu to atut: pokazuje zaangażowanie społeczności, zaplecze organizacji i możliwość realizacji większej liczby działań bez proporcjonalnego zwiększania kosztów finansowych. W praktyce oceniający widzą tu także ryzyka: czy naprawdę znajdzie się tylu wolontariuszy, czy będą odpowiednio przygotowani, czy organizacja jest w stanie ich poprowadzić i udokumentować ich pracę.

Jeśli w budżecie pojawia się wysoka wycena pracy wolontariuszy, a opis projektu traktuje ich pobieżnie, rodzi się pytanie o spójność. Z drugiej strony, jeśli wolontariat jest opisany szeroko, ale bez żadnej próby wyceny, projekt może wyglądać na niedoszacowany lub formalnie słabszy w porównaniu z innymi wnioskami, gdzie wkład osobowy jest policzony.

Oceniający zwracają uwagę, czy liczba godzin i ról wolontariuszy jest realistyczna w kontekście harmonogramu i logistyki. Deklarowanie 500 godzin pracy wolontariuszy przy jednym małym działaniu i niewielkim zespole koordynującym bywa odbierane jako próba „nabicia punktów” za wkład, a nie rzetelna kalkulacja.

Myślenie „wolontariat jest za darmo, więc nie ma problemu”

Częsty błąd zaczyna się już na etapie planowania: wolontariat traktuje się jak niewyczerpane, bezkosztowe źródło zasobów. Skoro osoby nie otrzymują wynagrodzenia, wydaje się, że nie trzeba niczego liczyć ani opisywać. Efekt jest odwrotny: w budżecie brakuje pozycji pokazujących skalę pracy, a w razie kontroli trudno dowieść, ilu wolontariuszy rzeczywiście działało.

Takie podejście rodzi też problemy etyczne. Jeśli wnioskodawca zakłada, że wolontariusze „załatwią” kluczowe zadania, bez których projekt nie ma sensu, a później nie jest w stanie zapewnić im wsparcia, szkoleń czy opieki, obciąża ich odpowiedzialnością nieadekwatną do ich statusu. Zdarza się też, że wolontariusze są w praktyce traktowani jak tani zamiennik pracowników, co może budzić wątpliwości przy kontroli.

Innym skutkiem takiego myślenia jest niechęć do dokumentowania czasu pracy wolontariuszy. Skoro „to tylko pomoc”, rodzaj przypisu w projekcie, to po co podpisywać karty czasu pracy, prowadzić listy obecności czy porozumienia o wolontariacie. Kłopot pojawia się przy rozliczeniu: grantodawca pyta o ewidencję czasu pracy wolontariuszy, a organizacja nie ma żadnego śladu na papierze.

Opis wolontariatu a jego wycena – dwa różne poziomy

Wielu wnioskodawców miesza dwie odrębne kwestie: opis pracy wolontariuszy w części merytorycznej wniosku oraz wycenę kosztów pracy wolontariuszy w budżecie. W opisie działań wystarczy wskazać, co robią wolontariusze, jak są rekrutowani, szkoleni i wspierani. W budżecie pojawia się pytanie, czy i jak przypisać do tego wartość finansową.

Nie każdy konkurs wymaga wyceny wolontariatu. Są programy, w których wolontariusze pojawiają się wyłącznie w narracji, a w budżecie nie ma dla nich miejsca – ani jako koszt kwalifikowany, ani jako wykazywany wkład własny. Są też takie, gdzie księgowanie wkładu niefinansowego jest nie tylko dopuszczalne, ale wręcz konieczne, jeśli projekt ma spełnić wymagany poziom wkładu własnego.

Rozdzielenie „co robią” od „ile to jest warte” pomaga uniknąć chaosu. Najpierw warto spokojnie rozpisać zadania i przypisać je do konkretnych ról wolontariuszy. Dopiero potem, jeśli regulamin na to pozwala, przejść do ustalania stawek i liczenia wartości ich pracy.

Podstawowe pojęcia: wolontariat, koszty pracy, wkład własny

Wolontariat w polskich przepisach – esencja bez żargonu

Polskie prawo definiuje wolontariusza jako osobę, która dobrowolnie i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na rzecz organizacji pozarządowych, instytucji publicznych i innych uprawnionych podmiotów. Kluczowe są trzy elementy: dobrowolność, nieodpłatność i działanie na rzecz innych. Oznacza to, że wolontariusz nie może dostawać wynagrodzenia w rozumieniu kodeksu pracy czy umów cywilnoprawnych.

Nieodpłatność nie oznacza jednak braku jakichkolwiek świadczeń zwrotnych. Organizacja może, a nierzadko powinna, pokrywać koszty podróży, wyżywienia czy ubezpieczenia wolontariuszy związane z wykonywaniem zadań. Możliwe są też formy niematerialne: szkolenia, zaświadczenia, rekomendacje. Te elementy nie zamieniają wolontariatu w stosunek pracy.

W projektach finansowanych z grantów ważne jest, aby sposób traktowania wolontariuszy był spójny z tą definicją. Jeśli osoba wykonuje zadania w pełnym wymiarze godzin, pod stałym nadzorem, z określonym grafikiem i poleceniami służbowymi, a brak jest umowy i wynagrodzenia, kontrola może zakwestionować to jako obchodzenie przepisów prawa pracy, niezależnie od tego, jak opisano to we wniosku.

Co oznacza „koszt pracy” w budżecie projektu

W budżecie projektu koszty pracy obejmują zwykle:

• wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła),
• honoraria ekspertów, trenerów, specjalistów,
• wkład osobowy, w tym pracę wolontariuszy, jeśli regulamin taką kategorię przewiduje.

Wynagrodzenia i honoraria to koszty finansowe, za które faktycznie płyną pieniądze. Wkład osobowy bywa inny: może być rozliczany jako niefinansowy wkład własny, czyli ekwiwalent wartości pracy, która nie jest opłacana ze środków projektu ani z innych źródeł. W praktyce budżet może zawierać linię „wkład osobowy – wolontariusze” wyrażoną kwotowo, choć żadna płatność nie trafi do wolontariuszy.

Część programów wymaga rozróżnienia między „kosztami osobowymi” (pracownicy, zleceniobiorcy) a „wkładem osobowym” (wolontariat, praca społeczna członków). Niewłaściwe przypisanie pracy wolontariusza do kategorii wynagrodzeń może zostać uznane za nieuprawnione finansowanie nieodpłatnej pracy, co z punktu widzenia przepisów i etyki jest problematyczne.

Wkład własny finansowy, niefinansowy i osobowy

Regulaminy konkursów rozróżniają zwykle trzy formy wkładu własnego:

• wkład finansowy – środki pieniężne, które organizacja wnosi do projektu (np. z własnych środków, darowizn, innych źródeł),
• wkład niefinansowy – rzeczy, usługi lub prawa udostępnione bezpłatnie (np. nieodpłatne użyczenie sali, sprzętu),
• wkład osobowy – nieodpłatna praca ludzi, w tym wolontariuszy i członków organizacji.

Wkład osobowy jest jedną z form wkładu niefinansowego, ale bywa wyodrębniany ze względu na swoją specyfikę. Jego wycena opiera się na stawce godzinowej i liczbie przepracowanych godzin. Dla przejrzystości część grantodawców tworzy osobną kategorię budżetową, np. „wkład osobowy – wolontariat”.

Przy planowaniu projektu ważne jest rozumienie, która część pracy ludzi jest pokrywana z grantu (etat koordynatora, umowa zlecenie dla księgowej), a która jest traktowana jako wkład własny osobowy (np. członkowie stowarzyszenia prowadzący zajęcia pro bono). Bez tego trudno poprawnie wypełnić budżet i zachować spójność między liczbą godzin w harmonogramie a deklarowanym wkładem.

Kiedy praca wolontariusza jest kosztem kwalifikowanym

Praca wolontariusza najczęściej nie jest kosztem kwalifikowanym w tym sensie, że nie można z dotacji wypłacać wynagrodzenia za wolontariat. Może być jednak traktowana jako koszt kwalifikowany w rozumieniu wkładu niefinansowego: jej wartość jest liczona do budżetu projektu, wpływa na wskaźniki finansowe, lecz nie wiąże się z płatnością.

Istnieją konkursy, w których praca wolontariuszy jest:

• kwalifikowana jako wkład własny osobowy – można wycenić godziny i ująć je w budżecie,
• kwalifikowana tylko narracyjnie – wolontariusze są opisani w części merytorycznej, ale ich pracy nie da się wykazać w budżecie w formie kwot,
• ograniczona lub wyłączona – regulamin narzuca, że wkład własny musi być finansowy lub rzeczowy, a wkład osobowy nie jest brany pod uwagę.

To, do której kategorii należy dany konkurs, ma kluczowe znaczenie dla decyzji, czy w ogóle liczyć koszty pracy wolontariuszy jako wartość finansową, czy pozostać przy opisie ról i zadań bez przeliczania na złote.

Co jest dopuszczalne: jak czytać regulamin konkursu

Źródła informacji: gdzie szukać odpowiedzi

Decydując o sposobie ujęcia wolontariatu w projekcie, trzeba zacząć od regulaminu i dokumentów towarzyszących. Najczęściej kluczowe informacje dotyczące zasad kalkulacji kosztów osobowych i wkładu własnego znajdują się w kilku miejscach:

• regulamin konkursu – ogólne zasady, definicje wkładu własnego, informacje o tym, co jest kosztem kwalifikowanym,
• załączniki do regulaminu – szczegółowe wytyczne budżetowe, opisy kategorii kosztów, tabele budżetowe,
• FAQ i odpowiedzi na pytania wnioskodawców – doprecyzowania wątpliwych kwestii, często przykłady wyceny wolontariatu,
• instrukcje do generatora wniosków – objaśnienia przy poszczególnych polach dotyczące tego, co wpisać i jak interpretować kategorie,
• infolinia lub adres mailowy dla wnioskodawców – miejsce, gdzie można zadać pytania, gdy regulamin milczy lub jest niejasny.

Dobrą praktyką jest najpierw dokładne przeczytanie dokumentów, a dopiero potem zadawanie pytań. Zespół konkursowy zwykle opiera się na zapisach regulaminu – jeśli pytanie wynika z jego pobieżnej lektury, odpowiedź będzie tylko powtórzeniem treści dokumentu. Dopiero przy rzeczywistych lukach lub sprzecznościach warto korzystać z infolinii.

Modele traktowania wolontariatu w różnych konkursach

Patrząc na praktykę, można zauważyć trzy typowe modele podejścia do wolontariatu w budżetach:

• Model 1: wolontariusze jako koszt kwalifikowany w formie wkładu osobowego
  Organizator dopuszcza wycenę godzin wolontariuszy i wliczanie ich wartości do budżetu. Zwykle określone są zasady ustalania stawek (np. maksymalne stawki godzinowe, konieczność odniesienia do stawek rynkowych) oraz wymagania dokumentacyjne (karty czasu pracy, porozumienia).
• Model 2: wolontariat jako wkład własny niefinansowy, ale bez wliczania do budżetu
  Praca wolontariuszy jest opisana w części merytorycznej, a w danych liczbowych pojawia się raczej jako wskaźnik (liczba wolontariuszy, liczba godzin), bez kwot. Wkład własny liczony jest w pieniądzu lub rzeczach, a wolontariat ma pokazać potencjał organizacji, nie wpływa jednak na strukturę finansową projektu.
• Model 3: wolontariat jako element narracyjny
  Regulamin praktycznie nie odnosi się do wkładu osobowego, budżet dopuszcza wyłącznie koszty finansowe. Wolontariuszy można i warto opisać, ale ich pracy nie próbuje się wyceniać ani przedstawiać jako wkładu własnego.

Granice swobody: czego regulamin nie pozwoli „przeskoczyć”

Regulaminy zwykle pozostawiają pewien margines interpretacji, ale kilka obszarów bywa jasno ograniczonych:

• maksymalny udział wkładu niefinansowego – np. nie więcej niż określony procent całkowitej wartości projektu,
• typy zadań możliwe do realizacji wolontariacko – część grantodawców nie akceptuje wolontariatu przy zadaniach kluczowych dla bezpieczeństwa lub wymagających szczególnych uprawnień (np. prowadzenie terapii, opieka medyczna),
• zakaz „zastępowania” etatów – zadania o charakterze stałej obsługi administracyjnej lub księgowej powinny być finansowane, a nie świadczone nieodpłatnie na masową skalę,
• zakaz podwójnego finansowania – ta sama osoba nie może w tym samym czasie wykonywać tych samych zadań raz jako pracownik, raz jako wolontariusz „do wyceny”.

Jeżeli regulamin jest w tym zakresie lakoniczny, punktem odniesienia stają się wytyczne nadrzędne (np. dotyczące danego programu finansowania publicznego) oraz prawo pracy. Pytanie kontrolne brzmi: czy sposób użycia wolontariuszy nie służy obchodzeniu obowiązków pracodawcy? Jeśli odpowiedź nie jest oczywista – lepiej dopytać operatora konkursu.

Jak dokumenty konkursowe „podpowiadają” stawki i metody liczenia

Część instytucji finansujących nie ogranicza się do ogólnych sformułowań, ale wskazuje konkretne mechanizmy wyceny:

• tabele z przykładowymi stawkami maksymalnymi (np. osobno dla zadań prostych, specjalistycznych, animacyjnych),
• zalecenie oparcia się na średnich stawkach rynkowych z konkretnego regionu,
• obowiązek opisania w uzasadnieniu budżetu, skąd wzięła się dana stawka wolontariusza,
• wymóg stosowania jednej stawki dla danego typu zadania w całym projekcie (żeby uniknąć sytuacji, w której jedna osoba „kosztuje” wyraźnie więcej niż inna przy identycznej pracy).

Jeśli konkurs takich wskazówek nie zawiera, odpowiedzialność przechodzi na wnioskodawcę. To on musi pokazać, że stawka za godzinę jest realistyczna, spójna i możliwa do obrony w razie kontroli.

Co zrobić, gdy regulamin milczy o wolontariacie

Zdarzają się konkursy, w których o wolontariuszach nie ma ani słowa. Brak zapisu nie jest zakazem, ale zwiększa ryzyko różnych interpretacji. Praktycznie można przyjąć trzy kroki:

1. Sprawdzić wytyczne nadrzędne – czy dana instytucja (np. ministerstwo, program europejski) ma ogólne zasady dotyczące wkładu niefinansowego.
2. Zadać konkretne pytanie pisemne – np. czy wkład osobowy wolontariuszy można ująć wartościowo w budżecie, czy tylko w opisie merytorycznym.
3. Zachować odpowiedź – e-mail z wyjaśnieniem staje się później ważnym dokumentem w razie kontroli.

W praktyce, gdy operator nie przewidział rubryki na wkład osobowy, a jednocześnie mocno pilnuje proporcji kosztów, bezpieczniejsze może być opisanie wolontariatu w części merytorycznej, bez prób „wciskania” jego wartości w tabelę budżetową.

Jak ustalić stawkę za godzinę pracy wolontariusza

Kluczowe pytanie: do jakiej pracy porównujemy wolontariusza?

Wycena wolontariatu nie polega na „wyciągnięciu z kapelusza” jednej stawki dla wszystkich. Podstawą jest odpowiedź na pytanie: jakiej płatnej pracy odpowiada to, co robi wolontariusz? Inaczej liczy się:

• proste czynności pomocnicze (np. wydawanie materiałów, obsługa szatni),
• zadania wymagające kompetencji (np. prowadzenie warsztatów, konsultacje prawne),
• działania organizacyjne i zarządcze (np. koordynacja wydarzeń, planowanie kampanii).

Dobór stawki powinien nawiązywać do najbliższego odpowiednika rynkowego: stawki zlecenia, wynagrodzenia pracownika na podobnym stanowisku, cennika usług.

Źródła odniesienia: skąd wziąć „rynkową” stawkę

Do ustalenia stawki można sięgnąć po kilka źródeł, najlepiej 2–3 równolegle:

• Ogłoszenia o pracę – dla zbliżonych stanowisk i zadań, w tym w organizacjach pozarządowych na tym samym terenie.
• Cenniki usług – szczególnie przy pracy eksperckiej (prawnik, psycholog, trener biznesowy).
• Wewnętrzne stawki organizacji – jeżeli w tym samym projekcie te same zadania wykonują zarówno osoby płatne, jak i wolontariusze.
• Wytyczne instytucji finansującej – tam, gdzie podane są maksymalne lub orientacyjne stawki.

Dla przejrzystości dobrze jest zanotować, na czym oparto przyjętą kwotę, choćby w krótkim komentarzu w uzasadnieniu budżetu: „stawka oparta na średnich stawkach zlecenia dla animatorów w regionie X”.

Przykładowe kategorie stawek: zadania proste, specjalistyczne, eksperckie

W praktyce organizacje często dzielą wolontariat na kilka grup, do których przypisują różne stawki:

• Zadania proste – prace pomocnicze, logistyczne, bez dużej odpowiedzialności: obsługa recepcji wydarzenia, porządkowanie materiałów, wsparcie techniczne przy wydarzeniu. Tu stawka zbliżona jest zwykle do lokalnej stawki godzinowej netto przy prostych zleceniach.
• Zadania specjalistyczne – prowadzenie zajęć, warsztatów, indywidualnych spotkań, praca z dziećmi lub innymi grupami wymagającymi przygotowania. Stawka powinna być porównywalna z wynagrodzeniem trenera czy instruktora w podobnych projektach.
• Praca ekspercka – doradztwo prawne, konsultacje psychologiczne, specjalistyczne szkolenia, wsparcie IT. Wycena opiera się raczej na cennikach rynkowych i stawkach stosowanych przez firmy lub kancelarie.

Ważna jest wewnętrzna konsekwencja: jeśli za prowadzenie dwugodzinnych zajęć przez wolontariusza przyjmujemy jedną stawkę, nie powinna być ona drastycznie wyższa od stawki zlecenia trenera finansowanego z grantu za identyczne zajęcia.

Pułapki przy ustalaniu stawki: za nisko, za wysoko, zbyt „okrągło”

Kontrole zwracają uwagę na trzy typowe problemy:

• Zaniżanie stawek – mechaniczne przyjmowanie minimalnej stawki godzinowej dla wymagających zadań. W efekcie wartość wkładu własnego jest niska, a projekt wygląda na „tanio” zrealizowany, co może budzić pytania o jakość.
• Zawyżanie stawek – przyjmowanie stawek znacznie wyższych niż realne wynagrodzenia dla podobnych usług. Wygląda to na próbę sztucznego „pompowania” wkładu własnego.
• Ujednolicanie stawek bez względu na rodzaj pracy – jedna stawka dla wszystkich, od prostego wolontariatu po zaawansowane doradztwo. To utrudnia obronę budżetu i nie odzwierciedla rzeczywistości.

Dobrą praktyką jest przyjęcie wąskiej rozpiętości stawek i jej jasne uzasadnienie. Jeżeli różnice są duże, powinny wynikać z realnie odmiennych kompetencji i odpowiedzialności.

Jak obliczyć łączny koszt pracy wolontariuszy krok po kroku

Krok 1: opisać zadania zanim pojawią się liczby

Przed liczeniem kwot potrzebna jest lista zadań wykonywanych przez wolontariuszy. Nie hasłowo („pomoc przy projekcie”), ale na tyle konkretnie, by można było im przypisać czas:

• „prowadzenie warsztatów dla młodzieży (2 godziny tygodniowo)” zamiast „działania edukacyjne”,
• „obsługa biura projektu (odbieranie telefonów, bieżąca korespondencja, 4 godziny tygodniowo)” zamiast „wsparcie administracyjne”.

Dopiero wtedy sensownie można odpowiedzieć na pytanie: ile godzin realnie wymaga każde z zadań i ilu wolontariuszy będzie w nie zaangażowanych.

Krok 2: oszacować liczbę godzin i liczbę osób

Tu przydaje się chłodne spojrzenie. Spotyka się projekty, w których deklarowana liczba godzin wolontariatu jest albo zupełnie nierealna (tysiące godzin przy ograniczonej liczbie działań), albo zbyt ostrożna. Dobrze jest sprawdzić trzy elementy:

• czas trwania projektu – ile miesięcy realnie angażuje wolontariuszy,
• cykliczność działań – ile spotkań, wydarzeń, dyżurów ma się odbyć,
• realną dyspozycyjność wolontariuszy – ilu z nich może zaangażować się w dany tydzień lub miesiąc.

Prosty przykład z praktyki: małe stowarzyszenie planowało comiesięczne spotkania dla seniorów. Początkowo chciało wycenić po kilkadziesiąt godzin wolontariatu miesięcznie. Po przejrzeniu harmonogramu okazało się, że w realistycznym scenariuszu wolontariusze poświęcą łącznie 10–15 godzin miesięcznie – tyle, ile faktycznie potrzeba na przygotowanie i przeprowadzenie jednego spotkania.

Krok 3: przypisać stawki do rodzajów zadań

Kiedy wiadomo, jakie zadania wykonują wolontariusze i w jakim wymiarze godzin, można przypisać im wybrane wcześniej stawki. Ważne, by:

• dla jednego typu zadań stosować tę samą stawkę w całym projekcie,
• unikać sytuacji, gdzie ta sama osoba raz jest wyceniana jak ekspert, a raz jak osoba do zadań prostych, choć zakres jej pracy się nie zmienia,
• zachować zgodność między opisem w części merytorycznej a tabelą budżetową – jeśli w narracji mowa jest o odpowiedzialnych, złożonych zadaniach, stawka „jak przy prostych pracach pomocniczych” może nie wytrzymać analizy.

Krok 4: policzyć wartości dla poszczególnych wolontariuszy i zadań

Na tym etapie pojawia się proste działanie, ale łatwo o pomyłkę przy większych projektach. Podstawowy wzór to:

liczba godzin × stawka godzinowa = wartość pracy wolontariusza

Przy większych przedsięwzięciach warto tworzyć podsumowania dla:

• konkretnych ról (np. „wolontariusze prowadzący warsztaty” – łączna liczba godzin i wartość),
• konkretnych zadań z harmonogramu (np. „organizacja festiwalu” – suma godzin wszystkich wolontariuszy przy tym wydarzeniu).

To później ułatwia zarówno obronę budżetu, jak i planowanie rekrutacji wolontariuszy.

Krok 5: zsumować i sprawdzić relację do całego budżetu

Po zebraniu wszystkich pozycji powstaje łączna wartość pracy wolontariuszy. W tym momencie warto zadać sobie dwa proste pytania:

• Jak ta kwota ma się do wartości całego projektu? Jeśli wkład osobowy jest kilkukrotnie wyższy niż środki finansowe, trzeba mieć mocne uzasadnienie, że plan nie jest „na papierze”.
• Czy proporcje między wolontariatem a pracą płatną są uzasadnione charakterem zadań? Gdy prawie wszystkie kluczowe, odpowiedzialne działania mają być wykonane nieodpłatnie, recenzenci mogą podważać realność projektu.

Krok 6: dopasować liczby do formularza budżetu

Na koniec trzeba przełożyć wyliczenia na język tabeli budżetowej. W zależności od generatora może to oznaczać:

• jedną pozycję „wkład osobowy – praca wolontariuszy”, z opisem sposobu kalkulacji w uzasadnieniu,
• kilka pozycji odrębnie dla różnych ról (np. „wolontariusze – prowadzenie warsztatów”, „wolontariusze – wsparcie logistyczne”),
• wpisanie tylko liczby godzin w części merytorycznej lub w polu „wkład rzeczowy/osobowy”, jeśli formularz nie przewiduje wartości pieniężnej.

Kluczowa jest spójność: sumy godzin i wartości z tabel budżetowych nie mogą rozmijać się z tym, co zapisano w harmonogramie i opisie zadań.

Gdzie w budżecie i opisie wniosku umieszczać pracę wolontariuszy

Budżet: osobna kategoria czy element innych pozycji?

Formularze wniosków różnią się rozwiązaniami. Najczęściej spotkać można trzy podejścia:

• Osobna linia „wkład osobowy – wolontariat” – tu wpisuje się łączną kwotę wyceny wraz z krótkim opisem sposobu kalkulacji. Szczegóły (kto, ile godzin, przy jakich zadaniach) dokumentuje się w arkuszu pomocniczym lub w opisie budżetu.
• Włączenie wolontariatu do szerszej kategorii „wkład niefinansowy” – wolontariat figuruje obok nieodpłatnego użyczenia sal czy sprzętu, a różnice między rodzajami wkładu wyjaśnia się w komentarzu.
• Brak pola na wycenę – wtedy budżet pozostaje „pieniężny”, a wolontariat pojawia się wyłącznie w części opisowej.

Opis merytoryczny: pokazać realną rolę wolontariuszy

Jeśli formularz nie przewiduje wyceny pracy wolontariuszy w budżecie, główną „sceną”, na której pojawia się wolontariat, staje się opis zadań. Tu oceniany jest nie tylko wkład finansowy, ale przede wszystkim wiarygodność całej koncepcji.

Dobrze przygotowany opis:

• nazywa konkretne role (np. „koordynator wolontariuszy”, „wolontariusze prowadzący zajęcia”, „zespół logistyczny”),
• pokazuje, przy których zadaniach z harmonogramu wolontariusze są kluczowi, a gdzie pełnią funkcję pomocniczą,
• łączy role z wymaganymi kompetencjami – żeby oceniający widział, że dobór jest przemyślany, a nie przypadkowy.

Przykład z praktyki: organizacja prowadząca klub młodzieżowy przedstawiła wolontariuszy nie jako „dodatkowe ręce do pracy”, ale jako stały element zespołu – z dyżurami, szkoleniami wstępnymi i jasno opisanym zakresem decyzji, które mogą podejmować. Gdy później pojawiła się kontrola, nie było zaskoczenia: opis projektu zgadzał się z rzeczywistością.

Spójność między harmonogramem, zespołem i budżetem

Przy pracy wolontariuszy często wychodzi na jaw podstawowy problem wniosków: rozjazd między poszczególnymi częściami formularza. Co wiemy? Godziny wpisane przy wolontariacie w budżecie bywają inne niż te wynikające z harmonogramu. Czego nie wiemy? Czy organizacja faktycznie policzyła obciążenie zespołu, czy tylko „dopasowała” liczby do wymaganej kwoty wkładu.

Żeby uniknąć tego zarzutu, przydaje się krótka, wewnętrzna „kontrola krzyżowa”:

• w harmonogramie na poziomie zadań dopisać, ile godzin pracy wolontariuszy wymaga każde działanie,
• sprawdzić, czy suma godzin z harmonogramu jest zbliżona do tej wykazanej w budżecie (dopuszczalne są drobne różnice, jeśli np. zaokrąglamy czas),
• upewnić się, że opis zespołu projektu (część kadrowa) wymienia kluczowe role wolontariackie – inaczej przy dużej liczbie godzin „znikąd” pojawia się pytanie, kto to wszystko realnie wykona.

Jak opisywać wolontariat w uzasadnieniu budżetu

Nawet jeśli formularz przewiduje tylko jedną linię na wolontariat, uzasadnienie budżetu pozwala dopowiedzieć szczegóły. Krótki, techniczny opis zwykle wystarcza:

• „Wycena obejmuje łączną pracę 10 wolontariuszy, po ok. 8 godzin miesięcznie przez 6 miesięcy (zadania: prowadzenie warsztatów, przygotowanie sali, kontakt z uczestnikami). Stawki przyjęto w oparciu o lokalne wynagrodzenia za podobne zlecenia (25–40 zł brutto/h).”

Taki opis pokazuje sposób myślenia: wycena ma podstawę, a nie została wygenerowana w oderwaniu od rynku. Ułatwia to również rozmowę w razie pytań instytucji finansującej.

Gdy wolontariat zastępuje brak środków na wynagrodzenia

Zdarza się, że praca wolontariuszy „łata” budżet, w którym nie ma miejsca na etaty czy zlecenia. Nie jest to zakazane, ale trzeba uważać, by nie przesadzić. Jeśli wszystkie kluczowe role – koordynacja projektu, specjalistyczne poradnictwo, prowadzenie większości zajęć – mają być nieodpłatne, oceniający może zakwestionować realność planu.

Bezpieczniejsze rozwiązania to m.in.:

• podział odpowiedzialności: część zadań strategicznych realizuje osoba wynagradzana, a wolontariusze przejmują węższe, operacyjne odcinki,
• uzupełniający wolontariat przy już opłacanym zespole (np. trenerzy są na zleceniach, a wolontariusze odpowiadają za rekrutację uczestników i logistykę),
• jasne opisanie motywacji i doświadczenia wolontariuszy przy zadaniach wysokiego ryzyka (np. praca z osobami w kryzysie), jeśli nie ma budżetu na zawodowych specjalistów.

Dokumentowanie pracy wolontariuszy: co trzeba mieć „na papierze”

Umowy wolontariackie i porozumienia o współpracy

Punkt wyjścia jest prosty: żeby móc wykazać w projekcie pracę wolontariuszy, trzeba mieć formalny ślad, że dana osoba rzeczywiście działała jako wolontariusz przy konkretnych zadaniach. Najczęściej jest to:

• porozumienie wolontariackie między organizacją a wolontariuszem,
• umowa o współpracy między organizacjami, jeśli wolontariusze są „użyczani” z innej instytucji (np. szkoły, parafii, firmy).

W porozumieniach warto precyzyjnie określić zakres zadań, miejsce wykonywania pracy oraz przybliżony wymiar czasu. Nie po to, by „rozliczać co do minuty”, ale żeby późniejsza ewidencja godzin nie była w oczywisty sposób sprzeczna z treścią dokumentu.

Ewidencja godzin: jak powinna wyglądać w praktyce

Najczęściej stosowanym narzędziem jest karta czasu pracy wolontariusza. W kontrolach pojawiają się dwie skrajności: karty wypełnione „hurtowo” na koniec projektu oraz brak podpisów koordynatora. Jedno i drugie utrudnia obronę wyceny.

Przejrzysta ewidencja zawiera co najmniej:

• imię i nazwisko wolontariusza,
• daty i przedziały godzinowe wykonywania zadań (zwykle z podziałem na dni),
• krótki opis wykonanych czynności (może być katalog z kilkoma opcjami do zaznaczenia),
• sumę godzin za dany okres (np. miesiąc) oraz podpis wolontariusza i osoby nadzorującej.

W małych projektach wystarczy prosta tabela w arkuszu kalkulacyjnym. W większych – sensowne bywa przejście na elektroniczne rejestry, pod warunkiem że można je wydrukować lub wyeksportować na potrzeby kontroli.

Załączniki potwierdzające: listy obecności, protokoły, korespondencja

Niektóre instytucje finansujące proszą o dodatkowe dowody na to, że określone działania faktycznie się odbyły. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których wolontariusze realizują działania „na zewnątrz” – w szkołach, domach kultury, przestrzeni miejskiej.

Przydatne bywają m.in.:

• listy obecności uczestników spotkań lub zajęć,
• protokoły z wydarzeń, krótkie sprawozdania mailowe od koordynatorów miejscowych,
• potwierdzenia od partnerów (np. szkoły, która potwierdza przeprowadzenie cyklu warsztatów przez wolontariuszy).

Nie chodzi o gromadzenie dokumentów „na wszelki wypadek”, lecz o zachowanie kilku obiektywnych śladów, które da się powiązać z kartami czasu pracy.

Dokumentacja a RODO i dane osobowe

Praca z wolontariuszami oznacza przetwarzanie danych osobowych – imion, nazwisk, czasem numerów telefonów i adresów mailowych. Do tego dochodzą dokumenty dotyczące ich pracy. Z perspektywy projektu trzeba zadbać o dwie rzeczy:

• jasne poinformowanie wolontariuszy, w jakim celu i jak długo ich dane oraz dokumenty czasu pracy będą przechowywane (np. „na potrzeby realizacji projektu X oraz ewentualnych kontroli przez okres 5 lat”),
• ograniczenie dostępu do dokumentacji (papierowej i elektronicznej) do osób faktycznie zaangażowanych w zarządzanie projektem i rozliczenia.

Kontrole coraz częściej pytają nie tylko o same dokumenty, lecz także o zasady ich przechowywania. Trzymanie kart czasu pracy w otwartym segregatorze dostępnym dla wszystkich bywa odbierane jako lekceważenie ochrony danych.

Aktualizacja dokumentów w trakcie projektu

Rzeczywistość projektowa rzadko bywa statyczna. Jedni wolontariusze odchodzą, pojawiają się nowi, zmienia się zakres obowiązków. Dokumentacja powinna odzwierciedlać te ruchy. Jeżeli przez pół roku w rozliczeniach pojawia się nazwisko osoby, którą trudno skojarzyć z jakimkolwiek porozumieniem, budzi to wątpliwości.

Przydatną praktyką jest:

• prowadzenie zbiorczej listy wszystkich wolontariuszy zaangażowanych w projekt (z datami rozpoczęcia i zakończenia współpracy),
• uzupełnianie tej listy w rytmie projektu, a nie „na koniec”,
• odnotowywanie większych zmian zadań (np. wolontariusz logistyczny zostaje liderem grupy warsztatowej) w krótkich aneksach do porozumień lub notatkach służbowych.

Spójność między dokumentacją a wyceną

Ostatecznie instytucja finansująca patrzy na trzy rzeczy naraz: liczby godzin i stawek w budżecie, rzeczywiste karty czasu pracy oraz inne ślady działań. Gdy wszystkie trzy elementy są ze sobą spójne, rozliczenie wkładu osobowego przechodzi bez większych pytań.

Problemy pojawiają się tam, gdzie:

• liczba godzin z ewidencji znacząco odbiega od tej zadeklarowanej we wniosku (bez wyjaśnienia przyczyny),
• dokumentacja jest przygotowana „hurtowo” i trudno połączyć konkretne wpisy z konkretnymi zadaniami,
• brakuje informacji, kto nadzorował pracę wolontariuszy i w jaki sposób zatwierdzał godziny.

Jeśli już na etapie planowania wyceny myślimy o tym, jak później udokumentować poszczególne elementy, projekt zyskuje na wiarygodności. Wtedy wkład pracy wolontariuszy staje się nie tylko atrakcyjną liczbą w tabeli, lecz także realnym, obronionym przed kontrolą zasobem.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Po co w ogóle wyceniać pracę wolontariuszy we wniosku o dotację?

Wycena pracy wolontariuszy pokazuje grantodawcy, że projekt ma realne zaplecze osobowe i że organizacja rozumie skalę potrzebnej pracy. To sposób na udokumentowanie, ile godzin i jakich kompetencji faktycznie angażujesz, nawet jeśli nie płyną za tym pieniądze.

Dla wielu konkursów jest to także element wkładu własnego – bez pokazania wartości pracy wolontariuszy projekt może wyglądać na niedoszacowany lub formalnie słabszy od innych. Z drugiej strony zbyt wysoka, „odklejona” od opisu projektu wycena budzi podejrzenia co do rzetelności kalkulacji.

Czy wolontariuszom można „płacić” ze środków projektu, skoro ich pracę wyceniam w budżecie?

Nie. Wolontariat w polskim prawie jest z definicji nieodpłatny. Wpisanie „kosztu pracy wolontariuszy” w budżecie nie oznacza wypłaty wynagrodzenia, tylko pokazanie ekwiwalentu wartości ich pracy jako wkładu niefinansowego (np. wkładu osobowego).

Organizacja może zwracać wolontariuszom realne koszty związane z działaniem (np. dojazd, wyżywienie, ubezpieczenie) oraz oferować szkolenia czy zaświadczenia. Jeśli wolontariusz faktycznie wykonuje obowiązki jak pracownik etatowy lub zleceniobiorca, bez umowy i wynagrodzenia, przy kontroli może to zostać uznane za omijanie prawa pracy.

Jak policzyć stawkę godzinową pracy wolontariusza we wniosku?

Punkt wyjścia to regulamin konkursu – część grantodawców podaje dopuszczalne stawki lub sposób ich wyliczania. Jeśli tego nie ma, zwykle przyjmuje się orientacyjne stawki rynkowe dla danego rodzaju pracy (np. stawka pomocnika biurowego, opiekuna wydarzenia, specjalisty).

Praktyczne podejście to: najpierw opisz zadania i liczbę godzin dla danej roli, a dopiero potem dobierz rozsądną stawkę, którą jesteś w stanie uzasadnić. Co wiemy? Stawka nie może być „z sufitu” ani rażąco odbiegać od realiów rynku. Czego nie wiemy? Czy oceniający zaakceptuje ją bez pytań – im lepsze uzasadnienie w dokumentacji wewnętrznej, tym mniejsze ryzyko sporu przy rozliczeniu.

Czy zawsze muszę wyceniać wolontariat jako wkład własny w projekcie?

Nie. Wszystko zależy od programu. W części konkursów wolontariusze pojawiają się tylko w opisie działań, a budżet nie przewiduje żadnej pozycji dla wkładu osobowego. W innych programach wpisanie wartości pracy wolontariuszy jest wręcz wymagane, żeby osiągnąć wymagany poziom wkładu własnego.

Dlatego najpierw trzeba sprawdzić regulamin: czy dopuszcza wkład niefinansowy, czy rozróżnia „koszty osobowe” i „wkład osobowy” oraz jaką dokumentację trzeba później przedstawić (np. karty czasu pracy, porozumienia wolontariackie). Dopiero na tej podstawie decydujesz, czy i jak wyceniać wolontariat.

Jak uniknąć zarzutu, że „nabijam punkty” zawyżając godziny wolontariuszy?

Kluczowa jest spójność: liczba godzin i ról wolontariuszy musi wynikać z harmonogramu i logiki działań. Jeśli deklarujesz setki godzin przy jednym drobnym wydarzeniu i małym zespole koordynującym, oceniający może odebrać to jako próbę sztucznego podnoszenia wkładu własnego.

Dobrą praktyką jest:

• rozpisanie konkretnych zadań na role i zmiany,
• zestawienie godzin wolontariuszy z liczbą koordynatorów i realnym czasem trwania działań,
• unikanie sytuacji, w której wolontariusze „ciągną” kluczowe, wysokospecjalistyczne zadania bez wsparcia pracowników.

Przykład z praktyki: zamiast ogólnego „200 godzin wolontariatu”, lepiej pokazać: 10 wolontariuszy po 20 godzin każdy przy dystrybucji materiałów i obsłudze wydarzeń.

Jak dokumentować czas pracy wolontariuszy, żeby przejść kontrolę?

Grantodawcy zazwyczaj oczekują podstawowego pakietu dokumentów: porozumień o wolontariacie, kart czasu pracy lub list obecności oraz krótkiego opisu zadań przypisanych do danej osoby lub grupy. Bez tego trudno później udowodnić realną liczbę przepracowanych godzin.

Najprostszy system to:

• pisemne porozumienie z wolontariuszem (nawet przy krótkich akcjach),
• prosta karta czasu pracy z datą, zakresem zadań i liczbą godzin, podpisana przez wolontariusza i koordynatora,
• ewentualnie listy obecności przy jednorazowych wydarzeniach.

Brak takich dokumentów to jedno z najczęstszych źródeł korekt finansowych przy rozliczaniu wkładu osobowego.

Czym różni się koszt pracy od wkładu osobowego w budżecie projektu?

Koszt pracy to realny wydatek – wynagrodzenie pracowników lub zleceniobiorców, od którego odprowadzasz składki i podatki. Pieniądze wychodzą z konta projektu lub organizacji, a w budżecie pojawia się faktura, lista płac lub rachunek.

Wkład osobowy (np. praca wolontariuszy) to wartość pracy, za którą nikt nie otrzymuje wynagrodzenia, ale którą pokazujesz jako ekwiwalent finansowy. Nie generuje przepływu pieniędzy, lecz służy do wykazania wkładu własnego. Zdarza się, że organizacje mylą te kategorie i próbują rozliczyć wolontariat jak wynagrodzenie; to najkrótsza droga do zakwestionowania kosztów przy kontroli.